5 semaines pour sortir les ressources humaines d’une galaxie Excel

Nous sommes une PME industrielle de 120 personnes, spécialisée dans les solutions de verrouillage mécanique et électronique. Notre gestion RH repose sur deux briques : un logiciel de paie partagé avec toutes les entités du groupe, et pour tout le reste (formations, habilitations, entrées et sorties, suivi disciplinaire, recrutement etc), nos propres outils construits au fil des années. Ces outils, c'étaient des fichiers Excel.

Le problème n'était pas d'avoir ces fichiers. Le problème, c'est ce qu'ils ne permettaient pas de faire. Les fichiers de suivi du personnel étaient dupliqués de mois en mois, avec un onglet par mois. Impossible d'en tirer des analyses ou des statistiques historiques. Les informations étaient ressaisies d'un fichier à l'autre, sans clé commune entre les bases. Les agrégations de données étaient tellement manuelles que nous avions du mal à faire confiance à nos propres chiffres. Nous recroisions par exemple l'effectif en ETP avec la direction financière et passions beaucoup de temps à comprendre les écarts.

Ce qui me pesait, c'est que mes équipes étaient à saturation. Elles ne faisaient que compléter des tableaux et saisir. Tout leur temps passait dans l'administratif, et il n'en restait que très peu pour faire le fond du métier RH.

Les conséquences ne restaient pas cantonnées au bureau RH. Nos opérateurs doivent être formés et habilités pour conduire des engins et travailler sur certaines machines. Ces habilitations étaient suivies sur des fichiers séparés des formations, et il était compliqué de garder ces affichages à jour. Un jour, on s'est retrouvé sans personne d'habilitée pour conduire les chariots élévateurs dans un atelier. Il fallait manutentionner chaque jour. On a dû déclencher des formations en urgence et mobiliser du personnel d'un autre atelier en attendant. Ça a créé des tensions entre le chef d'atelier et l'équipe RH, chacun cherchant à qui la faute, alors que c'était un problème de coordination.

Et derrière ces tensions, une réalité que je ne pouvais pas ignorer : en cas d'accident sur un salarié non habilité, c'est ma responsabilité qui est engagée.

J'avais conscience du problème depuis un moment. J'avais moi-même essayé de le résoudre en construisant un fichier Excel plus robuste, pour agréger les différentes sources et permettre quelques reportings. Ça a fonctionné six à neuf mois, puis ça a commencé à dériver. Moins de rigueur sur les champs, des erreurs, un usage qui se dégradait. Le problème avec Excel, c'est qu'il exige d'être carré à toutes les étapes. La moindre déviation et le système se dégrade. Ce n'est pas un problème d'utilisateurs. C'est une limite structurelle de l'outil.

Je savais qu'il me fallait autre chose, sans savoir quoi. C'est en tombant sur une publication LinkedIn de D'vision que j'ai compris qu'il existe une catégorie d'outils entre l'Excel et l'ERP. Des bases de données relationnelles, accessibles, avec des fonctionnalités de workflow intégrées. En découvrant ce que ça permettait de faire, j'ai eu envie d'aller plus loin que ce que j'avais imaginé au départ.

Cette découverte a aussi réglé une autre question. Nous attendons un SIRH groupe, dont le déploiement est prévu à moyen terme. Je n'allais pas investir dans un logiciel du marché pour une durée de vie limitée. Mais je ne pouvais pas continuer à vivre avec ces fichiers pendant encore plusieurs années. Ce type d'outil offrait une troisième voie : quelque chose de pragmatique, limité au périmètre dont j'avais besoin, et qui ne préempte pas l'arrivée du SIRH.

La première décision a été d'associer les équipes RH dès la phase d'audit. C'était la condition pour obtenir leur adhésion, et elles allaient être les premières utilisatrices. Ça n'a pas été une difficulté : elles voulaient sortir de cette situation.

L'audit lui-même a été une surprise, y compris pour elles. Nous avions plus de fichiers Excel que nous ne le pensions. La responsable RH m'a dit qu'elle n'avait pas réalisé qu'il y en avait autant. L'étendue du problème était plus large que prévu.

Ce qui a permis d'aller vite, c'est que Damien connaît l'industrie. Il n'a pas eu besoin qu'on lui explique comment fonctionne un flux en usine, ce que représente une habilitation, ou la réalité du terrain entre le service RH et les besoins des managers. Ce prérequis terrain fait la différence sur la qualité de compréhension du besoin autant que sur la vitesse d'exécution. C'est ce profil, à la frontière entre l'industrie et l'outil, qui a rendu le projet possible en cinq semaines.

Ce qui frappe en premier, c'est l'adoption. Quelques semaines après le lancement, notre responsable RH répond à une collègue qui lui pose une question : je vais regarder dans SeaTable. La collègue demande ce que c'est. « C'est notre SIRH. » C'est sorti spontanément, sans qu'on ait eu besoin de l'imposer.

Pour les comités de direction et les réunions CSE, la responsable RH sort ses indicateurs en quelques clics. Avant, ce reporting était une épreuve. On passait du temps à chercher les chiffres, à les recroiser avec la finance pour s'assurer qu'ils étaient justes. Maintenant, on passe ce temps à analyser.

Sur les habilitations, je peux vérifier l'état en temps réel depuis n'importe quel poste. Le système alerte. La situation que j'ai décrite plus tôt ne peut plus se produire de la même façon. C'est une sérénité que je n'avais pas avant.

Il y a aussi un bénéfice que je n'avais pas anticipé. Nous avons démarré les premières réunions de travail sur le futur SIRH groupe. Notre responsable RH y participe maintenant avec une vraie vision de ce que doit faire un outil de gestion RH, construite par l'expérience du terrain. Elle amène cette expertise dans un projet où elle n'aurait eu, sans ça, aucun point de comparaison.

Notre responsable RH me l'a dit il n'y a pas longtemps : on aurait dû le faire bien avant.

Propos recueillis par Damien Rodriguez, Dvision.